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Empresa de Terceirização de Folha de Pagamento

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Empresas pequenas, as vezes não possuem uma área específica em Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, essa função fica restrita aos donos e sócios da empresa. No entanto, muitos sócios não conseguem lidar com toda a burocracia fiscal e legal de uma empresa e ainda assim tomar conta da folha de pagamento de cada funcionário, CLT, Freela ou PJ.

Nem sempre é necessário montar uma equipe de RH para auxiliar a empresa nas questões trabalhistas de todos os seus funcionários, as vezes contratar uma empresa de terceirização de folha de pagamento já resolve essa carência. Algumas empresas de Departamento Pessoal ou Recursos Humanos podem auxiliar nisso, além de empresas de Gestão de companhias.

Fonte:  (Serviço de Conta)

Estas empresas possuem contadores, analistas de RH, gestores de negócios empresariais, serviços contábeis e muitos outros serviços voltados exclusivamente para empresas que precisam de uma ajuda com questões trabalhistas e burocráticas.

Todo profissional de contabilidade possui conhecimentos avançados de matemática financeira, organização, noções avançadas de probabilidade, são precisos, conhecem leis tributárias, e sentem necessidade de manterem-se informados. Normalmente estes profissionais são formados em Bacharel em Ciências Contábeis, podendo se especializar em auditoria, contabilidade agrária, comercial, industrial, agrícola, financeira, tributária, previdenciária, fiscal entre outros. O mercado de trabalho valoriza muito um profissional Contador, justamente pelo auxílio financeiro.

Contadores, também conhecidos como contabilistas, são profissionais que conhecem muito bem dos números e taxas, controle financeiro, conformidades, organização de documentos, registro de CNPJ, folhas de pagamento de todos os funcionários, enfim, são profissionais que conhecem o mundo dos números e possuem uma noção de leis trabalhistas.

Os contadores fazem os registros contábeis das empresas, cuidam de documentação, abertura e fechamento de empresas, folha de pagamento, assessoram todo tipo de decisão financeira, fazem declaração de imposto de renda de pessoas físicas e jurídicas, escriturações e todas as outras burocracias voltadas para o mundo da conformidade financeira.

Quais processos do RH podem ser terceirizados?

Como crescimento atual das empresas e o perfil que algumas companhias de tecnologia adotaram uma atividade que cresce constantemente no meio empresarial, o outsourcing (terceirização) de atividades não estratégicas em uma empresa.

Esta tendência de terceirizar áreas específicas de uma empresa é uma febre mundial. De acordo com uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Serviços de Apoio Administrativo (Abrapsa), o Brasil está caminhando para um amadurecimento operacional, do mesmo jeito que acontece com empresas em outros países, como nos Estados Unidos, onde cerca de 30% a 35% da folha de pagamento das empresas é terceirizada.

Enquanto a perspectiva de crescimento do PIB brasileiro até 2016 era de 4% a.a, em média, o da terceirização, em geral era de cerca de 10%. A Terceirização de serviços operacionais de uma empresa é uma prática que tem sido muito utilizada nos últimos anos.

Cuidados ao contratar uma empresa de terceirização de folha de pagamento

Antes de qualquer coisa, se a sua empresa pretende terceirizar um serviço operacional com alguma companhia, é imprescindível que você procure referências junto à justiça acerca dessa empresa. Saber se a empresa de terceirização de folha de pagamento tem credibilidade institucional e reputação no mercado, se for desconhecida, ou se existir alguma reclamação de problema não resolvido, fique alerta.

Verifique se a empresa possui especialização nas questões tributárias, fiscais e trabalhistas. Todos os comprovantes de pagamentos das obrigações, com relação ao trabalho da empresa contratada, devem ser exigidos pelo contratante e periodicamente apresentados. A terceirização de RH é uma estratégia que tem sido cada vez mais adotada em todo o mundo.

A cada dia que passa, um número maior de empresas que se preocupa com o aumento da competitividade e eficiência entrega a responsabilidade de serviços como folha de pagamento, administração de pessoal e gestão de benefícios às empresas especializadas em serviços de Rh.

Uma empresa de terceirização de folha de pagamento pode atuar diretamente em diferentes frentes de trabalho, bem como o desenvolvimento de projetos de estruturação de políticas e estratégias através da consultoria. Remuneração, pesquisas de clima na empresa, cargos, salários e alguns outros exemplo, como:

  • Administração de férias individuais ou coletivas;

  • Emissão de documentos, guias, holerites e encargos sociais;

  • Geração das diversas guias de recolhimento: DARF, GPS, GRFC, relatórios e arquivos eletrônicos operacionais e legais, tais como, crédito de salários, pensão alimentícia, SEFIP e CAGED;

  • Gerenciamento total das informações e históricos dos funcionários e rescisões contratuais com acompanhamento nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho para homologações;

  • Execução e processamento dos processos operacionais de Recursos Humanos, incluindo a elaboração e processos da folha de pagamento mensal e adiantamentos;

  • Admissões, documentação e benefícios legais.

A partir de quantos funcionários?

Empresas que possuem a partir de 50 funcionários já tem o serviço de terceirização de folha de pagamento através de seus contadores, porém, desde 2014 entrou em vigor o Speed Social (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - o eSocial), que assegura que muitas dessas contabilidades precisam estar de acordo com as exigências legais para atender a sua empresa.



"Qual seu limite? Quais os obstáculos que se apresentam em seu caminho? Você é que faz seu destino, você que estipula seus limites, os obstáculos, esses existem, mas nunca são intransponíveis, tudo depende de sua motivação pessoal, de seu otimismo em relação a vida." - Luis Alves é coach e palestrante.

Porque contratar uma empresa de terceirização de folha de pagamento?

Uma empresa de terceirização de folha de pagamento pode auxiliar a sua empresa e manter a organização dos processos de RH sem a necessidade de montar uma equipe específica para isso. Não apenas pela facilidade de conseguir pessoas que não necessariamente estão ligadas a sua empresa, mas que o auxiliam neste segmento.

À medida em que os funcionários se conscientizam das especificações das folhas de pagamento, esse processo vai ficando mais fácil e rápido para as terceirizadas, gerando tempo livre para ser empregado em outras funções. Terceirizar a folha de pagamento traz benefícios financeiros e operacionais, melhorando o processo e gerando qualidade interna.

A terceirização pode ser uma excelente ferramenta para o empresário, e, mais do que uma tendência, tem se mostrado suporte necessário para atingir altas performances operacionais, estratégicas e mercadológicas. No entanto, a sua contratação deve ser realizada com cautela e assegurada de um cuidadoso estudo inicial.

Vantagens da terceirização de RH

Velocidade nas respostas: O modelo de comunicação com a empresa que presta os serviços, bem como prazos e alinhamento de responsabilidades, devem ser acordados e monitorados desde o início da relação entre a contratada e a contratante, para garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas;

Gestão de benefícios: Auxilia na contratação e gerenciamento do programa de benefícios corporativos, como assistência médica, odontológica, vale refeição, transporte, seguro de vida, previdência privada e alguns outros;

Facilitar os processos: Utilizar ferramentas para a melhor gestão de pessoas, com tecnologia de ponta, que sustente os processos e o gerenciamento da equipe.

1. Processo para terceirizar a folha

Elaborar uma folha de pagamento é algo muito complexo, apesar da simplicidade apresentada no papel. A empresa de terceirização de folha de pagamento deve ter total acesso aos horários do colaborador (caso seja horista), ou ter todo o relatório da folha de ponto dos funcionários para começar a calcular quantas horas e dias foram trabalhados.

Consequentemente, o setor encarregado pela elaboração deste relatório para a folha de pagamento tem que conhecer cada detalhe da legislação trabalhista, além de permanecer atento a todo tipo de mudança, mesmo que mínima. A empresa de terceirização de folha de pagamento reduzirá os prováveis erros, e fará o possível para que não aconteçam.

2. Saúde financeira

Algumas empresas optam por dar a função do analista de RH a um funcionário encarregado de outras atividades, normalmente são pessoas que nunca tiveram que lidar com trabalhos como este, e desse modo a empresa acaba sobrecarregando um funcionário.

Uma empresa de terceirização de folha de pagamento está apta a fazer essa função e se concentra para realizar esta atividade com toda uma equipe preparada justamente para isso. É uma opção bem mais prática do que contratar um profissional de Departamento Pessoal ou montar uma equipe para essa área, além disso, é mais barata que as citadas anteriormente.

Com a contratação de uma empresa de terceirização de folha de pagamento para auxiliar você nessas questões burocráticas, sua empresa pode economizar no quesito direitos trabalhistas, ou seja, tributos que sua empresa não precisa pagar a terceiros, como:

  • INSS;
  • Férias;
  • Horas extras;
  • Obrigações trabalhistas;
  • Desobrigação de encargos rescisórios;
  • Isenção de responsabilidade com o Ministério do Trabalho.

A terceirização da folha de pagamento reduz os custos de uma empresa.

3. Redução das multas

Quando uma empresa de terceirização de folha de pagamento assume o serviço da sua companhia, as falhas em holerites são quase nulas, e isso evita multas do Ministério do Trabalho para sua empresa. Anotações e cálculos de pagamentos são bem avaliadas antes de serem finalizadas.

Dessa forma, ocorre uma redução nas sanções aplicadas às que, por confeccionarem folhas da forma errada, se envolvem em sérios processos trabalhistas.

4. Maior eficiência na gestão do RH

Como o mundo corporativo está cada vez mais dinâmico, é de suma importância ter uma boa administração das estratégias da empresa. No entanto, estes processos acabam custando o crescimento dos negócios. Por isso a terceirização é importante em alguns casos. Além de gastar menos, a empresa fica menos sobrecarregada com a burocracia trabalhista e terá mais clareza na hora de formular as políticas de estratégia.

5. A independência na regulação



A empresa que terceiriza a sua folha de pagamento consegue dar mais atenção e independência à regularização dos funcionários. Dessa forma ela entrega a relação dos horários trabalhados e das faltas, facilitando a vida de seus gestores e evitando problemas com abonos indevidos ou valores relapsos.

Além disso, há um aumento na transparência da empresa com seus funcionários, porque a terceirização de folha de pagamento está sendo feita por uma empresa competente e apta a resolver qualquer tipo de problema que, porventura, possa aparecer.

Fonte:  (Soluções Contábeis)

Obrigações de uma empresa de terceirização de folha de pagamento

Saber exatamente quais serão as funções que a terceirizada executará, é algo que deve ser acordado com a empresa antes da assinatura de qualquer tipo de contrato. Além disso, no momento do fechamento do negócio, é importante ressaltar que a empresa contratada para terceirizar a folha de pagamento deve assumir toda obrigação de prestar esclarecimento a contratante sobre eventuais mudanças em pagamentos.

Dentre as obrigações de uma empresa de terceirização de folha de pagamento, baseado em curto, médio e longo prazo, pode-se destacar:

Imediatos

  • Eliminar custos com armazenamento de papéis e impressão, mantendo a qualidade dos registros de seus funcionários, sem a necessidade de manter os arquivos físicos;

  • Agilidade nos processos de RH;

  • Simplificação do atendimento e da apresentação de documentos necessários ao processo, com consultas ágeis às informações;

  • Ponto eletrônico integrado com a folha de pagamento e tratamento dos dados por meio de integração bancária;

  • Controle de cálculos de acordos sindicais e convenções, com base nas regras legais para concessão de benefícios e auxílios, como pisos e limites salariais;

  • Aplicação de regras de cálculo à folha de pagamento e na geração automática de guias e relatórios;

  • Suporte legal com equipe jurídica voltada ao estudo das mudanças da legislação trabalhista brasileira.

Mensalmente

  • Processamentos das admissões dos colaboradores;

  • Anotações nas carteiras de trabalho (encaminhamento de etiquetas) e cadastramento no PIS;

  • Gerenciamento e alterações cadastrais – Ficha de Registro Eletrônica;

  • Comunicações mensais ao Ministério do Trabalho das admissões e desligamentos;

  • Elaborar de Folhas de Pagamento e Adiantamento;

  • Emissão de Demonstrativos de Pagamentos;

  • Elaborar e emitir as folhas dos Encargos Sociais – INSS, FGTS, IRF, Contribuições Sindicais e outros;

  • Elaborar e emitir os avisos e recibos de férias;

  • Rescisão de Contratos de Trabalho e acompanhamento nos Sindicatos ou Ministério do Trabalho para homologação;

  • Acompanhar os exames médicos e afastamentos;

Anualmente

  • Acompanhar as Convenções Coletivas dos sindicatos e cálculos dos reajustes salariais;

  • Elaborar a Folha do 13º Salário;

  • Elaborar e entrega dos relatórios DIRF e RAIS;

  • Emitir os Informes de Rendimentos para Declaração do Imposto de Renda;

Fonte: (Empresa de Soluções Contábeis)

Contratar uma empresa de terceirização de folha de pagamento

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